El terremoto nos sorprendió a todos. Por más que podamos contar con alarmas sísmicas, se trata de fenómenos que no pueden prevenirse. Lo cual no impide que en nuestros negocios tomemos medidas anticipadas sobre cómo actuar ante diferentes contingencias. La velocidad con la que tu negocio pueda recuperarse después de un desastre natural dependerá de cómo diseñes tu Plan de Recuperación de Desastres. Si no tienes plan, un evento natural puede incluso quebrar tu negocio. Better Business Bureau con su experiencia en más de 113 ciudades a lo largo de Canadá, Estados Unidos y México, en donde ha acompañado a consumidores y empresas ante diversos desastres naturales, desde huracanes e inundaciones, hasta terremotos y macro incendios, diseñó una serie de medidas cuyo objeto es ayudar a las empresas a prepararse ante estos escenarios, y minimizar el impacto de cualquier desastre natural. Para estos propósitos, la BBB diseñó una guía básica que puedes aplicar en tu negocio, y tener un marco para desenvolverte tanto en desastres que puedas tomar acciones con antelación (como huracanes), y los que son imprevistos (como terremotos). Considera estas propuestas para armar tu Plan de Recuperación de Desastres: Elabora un plan de emergencia. Encárgate de que los empleados entiendan los objetivos del plan de acción para tu empresa en el caso de una emergencia, y que todos estén conscientes de los procedimientos de protección civil y evacuación. Asegura tener miembros de tu equipo con responsabilidades de las que puedan encargarse durante un desastre natural. ¿Quién es responsable de hacer qué? ¿Pueden tus empleados trabajar a distancia? Crea tu plan de comunicación. Asegúrate de tener una lista actualizada con la información de contacto de los empleados. En el caso de un desastre natural, puede no ser posible utilizar temporalmente teléfonos celulares para comunicarte con los empleados, por lo que conviene que desarrolles medios alternativos de conexión con ellos y probarlos. Se transparente y permite que tus clientes sepan cuando tu negocio permanecerá cerrado y el estatus durante y después de un desastre natural. Cuenta con respaldos de baterías. Si se pierde la electricidad, asegura que tengas sistemas UPS en tus dispositivos electrónicos y computadoras clave. Debes también probar los respaldos de batería para asegurar que sea suficiente para apagar con seguridad el equipo que debe proteger. Carga completamente los teléfonos celulares, laptops y las mismas baterías de respaldo. Documenta tus activos. Videograba o fotografía el interior y exterior del edificio de tu oficina. Esto te servirá para verificar reclamos ante aseguradores. Recopila y actualiza tus pólizas de seguros, récords financieros, inventarios y otros documentos importantes. Haz duplicados y almacénalos en lugares alternativos. Protege los documentos de papel importantes. Recuerda de salvaguardar la privacidad de tus consumidores y sus datos personales. Ubica papeles importantes en contenedores resistentes al agua y colócalos lejos de ventanas y del piso. Si tienes la posibilidad de duplicar o reubicar contratos importantes, registros y otros documentos, sin que esto implique conflicto legal, entonces hazlo. Ten otros lugares de donde se pueda trabajar. Es importante ser responsivo a tus consumidores y conservar la confianza en el mercado. Piensa en otros lugares desde los cuales tus empleados puedan trabajar en caso de que tus oficinas sean inoperables ante un desastre natural. Si esperas que tus empleados puedan trabajar desde el hogar, asegúrate de que cuenten con equipo para ello. También considera lo complicado que pueda ser pagar a tus empleados ante posibles interrupciones en los servicios bancarios. Asegura y protege tu equipo. Remueve cualquier computadora y cables del piso. Empotra a las paredes muebles grandes. Asegura electrónicos como computadoras y demás equipo de oficina. Prepara tu inmueble. Verifica que tu negocio cumpla con todos los códigos de seguridad y protección civil necesarios. Respalda archivos y servidores. Tus datos son absolutamente críticos para tu negocio. Resulta clave contar con respaldos confiables de la información. Debes tener tanto respaldos internos como en nube y deben ser probados regularmente. También respalda tu información con un disco duro externo y mantenlo en un lugar seguro. Bernardo Altamirano Rodríguez @beraltamirano